Anviz Richtlinie zur Aufbewahrung biometrischer Daten

Definitionen

Wie in dieser Richtlinie verwendet, umfassen biometrische Daten „biometrische Identifikatoren“ und „biometrische Informationen“, wie im Illinois Biometric Information Privacy Act, 740 ILCS § 14/1, ff. definiert. oder andere Gesetze oder Vorschriften, die in Ihrem Staat oder Ihrer Region gelten. „Biometrischer Identifikator“ bezeichnet einen Retina- oder Iris-Scan, einen Fingerabdruck, einen Stimmabdruck oder einen Scan der Hand- oder Gesichtsgeometrie. Zu den biometrischen Identifikatoren gehören keine Schriftproben, schriftliche Unterschriften, Fotografien, menschliche biologische Proben, die für gültige wissenschaftliche Tests oder Screenings verwendet werden, demografische Daten, Tätowierungsbeschreibungen oder physische Beschreibungen wie Größe, Gewicht, Haarfarbe oder Augenfarbe. Biometrische Identifikatoren umfassen keine Informationen, die von einem Patienten in einer Gesundheitseinrichtung erfasst wurden, oder Informationen, die für die Behandlung, Bezahlung oder Operationen im Gesundheitswesen gemäß dem Bundesgesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen von 1996 gesammelt, verwendet oder gespeichert wurden.

„Biometrische Informationen“ bezieht sich auf alle Informationen, unabhängig davon, wie sie erfasst, konvertiert, gespeichert oder weitergegeben werden, basierend auf der biometrischen Kennung einer Person, die zur Identifizierung einer Person verwendet wird. Biometrische Informationen umfassen keine Informationen, die von Gegenständen oder Verfahren stammen, die unter der Definition biometrischer Identifikatoren ausgeschlossen sind.

„Biometrische Daten“ beziehen sich auf personenbezogene Informationen über die körperlichen Merkmale einer Person, die zur Identifizierung dieser Person verwendet werden können. Zu den biometrischen Daten können Fingerabdrücke, Stimmabdrücke, ein Netzhautscan, Scans der Hand- oder Gesichtsgeometrie oder andere Daten gehören.

Speichermethode

Wir versprechen, keine biometrischen Rohbilder zu verwenden. Die biometrischen Daten aller Benutzer, ob Fingerabdrücke oder Gesichtsbilder, werden von verschlüsselt und verschlüsselt Anvizist einzigartig Bionano Algorithmus und als Satz irreversibler Zeichendaten gespeichert und kann von keiner Person oder Organisation verwendet oder wiederhergestellt werden. 

Offenlegung und Autorisierung biometrischer Daten

Soweit Sie, Ihre Lieferanten und/oder der Lizenzgeber Ihrer Zeiterfassungssoftware sammeln, erfassen oder anderweitig biometrische Daten über einen Mitarbeiter erhalten, müssen Sie zunächst:

• Informieren Sie Ihren Mitarbeiter schriftlich darüber, dass Sie, Ihre Anbieter und/oder der Lizenzgeber Ihrer Zeiterfassungssoftware die biometrischen Daten des Mitarbeiters sammeln, erfassen oder anderweitig erhalten und dass Sie diese biometrischen Daten Ihren Anbietern und dem Lizenzgeber zur Verfügung stellen Ihre Zeit- und Anwesenheitssoftware;
• Informieren Sie den Mitarbeiter schriftlich über den konkreten Zweck und die Dauer, für die die biometrischen Daten des Mitarbeiters erhoben, gespeichert und verwendet werden;
• Erhalten und bewahren Sie eine schriftliche, vom Mitarbeiter (oder seinem oder ihrem gesetzlich bevollmächtigten Vertreter) unterzeichnete Freigabeerklärung auf, die Sie und Ihre Lieferanten und Lizenzgeber einschließlich autorisiert Anviz und Anviz Technologies und/oder seine(n) Anbieter, um die biometrischen Daten des Mitarbeiters für die von Ihnen angegebenen spezifischen Zwecke zu sammeln, zu speichern und zu verwenden, und damit Sie diese biometrischen Daten seinen Anbietern und dem Lizenzgeber Ihrer Zeit- und Anwesenheitssoftware zur Verfügung stellen.
• Sie, Ihre Lieferanten und/oder der Lizenzgeber Ihrer Zeiterfassungssoftware werden die biometrischen Daten Ihrer Mitarbeiter nicht verkaufen, vermieten, damit handeln oder anderweitig davon profitieren; vorausgesetzt jedoch, dass Ihre Lieferanten und der Lizenzgeber Ihrer Zeit- und Anwesenheitssoftware für von Ihnen genutzte Produkte oder Dienstleistungen, die solche biometrischen Daten verwenden, bezahlt werden können. 

Offenlegung

Sie werden keine biometrischen Daten an andere als Ihre Lieferanten und den Lizenzgeber weitergeben oder verbreiten, einschließlich Anviz und Anviz Technologien und/oder deren Anbieter Ihrer Zeiterfassungssoftware, die Produkte und Dienstleistungen unter Verwendung biometrischer Daten bereitstellen, ohne/es sei denn:

• Zuerst die schriftliche Zustimmung der Mitarbeiter zu einer solchen Offenlegung oder Verbreitung einholen;
• Die offengelegten Daten führen eine vom Mitarbeiter angeforderte oder autorisierte Finanztransaktion durch;
• Die Offenlegung ist durch staatliche oder bundesstaatliche Gesetze oder kommunale Verordnungen erforderlich;
• Die Offenlegung ist aufgrund eines gültigen Haftbefehls oder einer Vorladung erforderlich, die von einem zuständigen Gericht ausgestellt wurde.

Aufbewahrungszeitplan

Anviz wird die biometrischen Daten eines Mitarbeiters dauerhaft vernichten Anviz's Systeme oder in Anvizinnerhalb eines (1) Jahres, wenn der erste der folgenden Fälle eintritt:

• Der ursprüngliche Zweck für das Sammeln oder Erhalten solcher biometrischer Daten wurde erfüllt, wie z. B. die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses des Mitarbeiters mit dem Unternehmen oder der Mitarbeiter wechselt in eine Position innerhalb des Unternehmens, für die die biometrischen Daten nicht verwendet werden;
• Sie fordern die Einstellung Ihres Anviz Dienstleistungen.
• Sie können biometrische Daten-IDs und Vorlagen für Mitarbeiter nach eigenem Ermessen direkt über das Cloud-Portal und auf Geräten löschen.
• Anviz wird alle Ihre anderen Daten dauerhaft vernichten Anviz's-Systeme oder die Systeme von Anviz Anbieter innerhalb eines (1) Jahres nach Ihrem Antrag auf Einstellung Ihres Anviz Dienstleistungen. 

Datenspeicher

Anviz wendet einen angemessenen Sorgfaltsstandard an, um alle erfassten biometrischen Daten in Papierform oder elektronisch zu speichern, zu übertragen und vor Offenlegung zu schützen. Diese Speicherung, Übertragung und der Schutz vor Offenlegung müssen auf die gleiche Weise oder mit einem höheren Schutz als die Art und Weise erfolgen, in der Anviz speichert, überträgt und schützt vor Offenlegung anderer vertraulicher und sensibler Informationen, einschließlich persönlicher Informationen, die verwendet werden können, um eine Person oder das Konto oder Eigentum einer Person eindeutig zu identifizieren, wie z. B. genetische Marker, Gentestinformationen, Kontonummern, PINs, Führerscheinnummern und Sozialversicherungsnummern.